الملاحظة الداخلية تقع في المحادثة حيث يراها زملاؤك، ولا تُرسَل إلى العميل أبداً.
وهي الفرق بين زميل يتسلم محادثة وهو يعرف ما جرى، وزميل يبدأ من الصفر.
كيف تضيف واحدة
افتح المحادثة. ويجب أن تكون مسندة إليك، فتسلّمها أولاً إن لم يكن المحرر موجوداً.
بدّل المحرر من الرد إلى ملاحظة.
اكتب وأرسل.
ووضع الملاحظة مميّز بوضوح لترى بلمحة أن ما تكتبه داخلي. تحقق من تلك العلامة قبل كتابة أي شيء لا تريد أن يقرأه عميل.
الملاحظات لا تنقل المحادثة
الملاحظة لا تُحتسب رداً. فتبقى المحادثة في بحاجة إلى رد، وهو الصحيح، لأن العميل ما زال ينتظرك.
ويستحق الاعتماد على ذلك. فيمكنك تدوين ما وجدته والتسليم، وتبقى المحادثة ظاهرة في الطابور بدل أن تبدو مُجابة.
الملاحظات تعمل حين لا تعمل الردود
في واتساب لا يمكنك إرسال رد حر إلا خلال 24 ساعة من آخر رسالة كتبها العميل. وبمجرد إغلاق تلك النافذة يتعطل مربع الرد.
والملاحظات مستثناة. فيمكنك تسجيل ما حدث لزملائك حتى حين لا تستطيع مراسلة العميل، وهي بالضبط اللحظة التي تكون فيها الملاحظة أنفع ما تكون.
ماذا تكتب فيها
المفيدة منها توفّر وقت شخص آخر:
ما تحققت منه أصلاً، فلا يكرره أحد
ما يريده العميل فعلاً حين يختلف عمّا سأل عنه
أي شيء اتُّفق عليه هاتفياً أو شخصياً وليس في المحادثة
سبب تسليمك لها
أسئلة شائعة
هل يرى العميل الملاحظة يوماً؟
لا. فالملاحظات مستبعدة من كل ما يُرسَل عبر أي قناة.
هل أكتب ملاحظة دون تسلّم المحادثة؟
المحرر لا يظهر إلا في المحادثات المسندة إليك، فتسلّمها أولاً.
هل تُشعر الملاحظة أحداً؟
ليس بذاتها. اذكر زميلاً إن أردت إشراكه.