تُدرج الردود المحفوظة من المحرر أثناء كتابتك، فلا تغادر المحادثة للبحث عن واحد.
أدرج واحداً
وأسرع طريقة هي لوحة المفاتيح. مع تركيز المؤشر في مربع الرد، اكتب شرطة مائلة عكسية ليُفتح منتقي الردود المحفوظة، ثم ابدأ بالكتابة لتضييق القائمة واختر واحداً.
وهناك أيضاً زر في شريط أدوات المحرر إن كنت تفضّل الضغط.
وبمجرد الإدراج يصبح النص لك تعدّله. ولا يُرسَل شيء حتى ترسله أنت.
العناصر النائبة تُملأ عند الإدراج
إن كان الرد المحفوظ يحوي عناصر نائبة، فتُستبدل بتفاصيل هذا العميل لحظة إدراجك له. فترى النص النهائي في المحرر لا القالب.
وألقِ نظرة عليه قبل الإرسال. فالعنصر النائب بلا قيمة يعود إلى ما ضبطه كاتبه، وإن لم يضبط شيئاً فسترى الفراغ، وهي بالضبط اللحظة المناسبة لمعالجته.
عدّل قبل أن ترسل
وأفضل استخدام للرد المحفوظ أن يكون نقطة انطلاق لا الرسالة كلها. أدرجه ثم أضف الجملة الواحدة التي تجيب هذا العميل بعينه.
فالرد الذي كله عبارات جاهزة يُقرأ كعبارات جاهزة. أما الرد الذي يبدأ بشيء محدد ثم يستخدم صياغتك المعتادة فيُقرأ كإنسان يعرف الجواب.
في الردود فقط لا في الملاحظات
المنتقي متاح حين تكتب رداً لعميل. ولا يظهر في وضع الملاحظة، لأن الردود المحفوظة إجابات موجهة للعملاء لا اختصارات داخلية.
إن لم تجد واحداً
ترى ردودك المحفوظة وأي ردود مشتركة مع الفريق، لهذا الوكيل. والرد المنشأ في وكيل خدمة عملاء آخر لن يظهر هنا، وهذا هو السبب المعتاد لغياب شيء تتذكر أنك كتبته.
أسئلة شائعة
الاختصار لا يفعل شيئاً.
تحقق من تركيز المؤشر في مربع الرد ومن أنك في وضع الرد لا وضع الملاحظة.
هل أدرج اثنين؟
نعم. ويُدرج كل واحد عند مؤشرك.
خرج عنصر نائب فارغاً.
التفصيل مفقود والرد بلا قيمة احتياطية. عدّل قبل الإرسال، وأضف قيمة احتياطية إلى الرد المحفوظ.